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2024.1.16
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DX事例では、主に菓子製造・販売を手掛けている株式会社二鶴堂様の業務効率化支援を担当したイジゲングループの酒井にインタビューをしました。
最初のご支援はグループ会社である株式会社日本一たい焼き様の業務効率化支援から始まりました。日本一たい焼き様では売り上げ報告や材料費の使用料を報告する日報が紙で管理されていて、紙に手書きで書かれた報告書をFAXで本部に送付し、本部の方が見ながらソフトへ入力をしていました。
この売り上げ報告業務を「脱FAX」し、各店舗と本部の業務効率化する方法を検討しました。
※同社のFacebook参照
二鶴堂さんは菓子製造会社です。主に菓子製造・販売を手掛けています。最初のご支援はグループ会社である株式会社日本一たい焼き様の業務効率化支援から始まりました。
売り上げ報告や材料費の使用料を報告する日報が紙で管理されていました。紙に手書きで書かれた報告書をFAXで本部に送付し、本部の方が見ながらソフトへ入力をしていました。この日報を各店舗、1日30分かけて作成していたのです。
この売り上げ報告業務を「脱FAX」し、各店舗と本部の業務効率化する方法を検討したところ、会計ソフトを導入するコストをかけずに、Googleのスプレッドシートで店舗ごとに入力・管理する方法にたどり着きました。本部ではグラフ化するのみ。これまで紙で管理されていた手書きの報告書のペーパーレスに成功しました。
業務効率化の成功がきっかけとなり、次は株式会社二鶴堂様よりご相談をいただき、以下のような効率化に取り組みました。
クレーム受付処理票をスプレッドシートで対応
LINEワークス（カレンダー共有）
名刺管理にEightの導入
この他にも講習会や社内用マニュアルも用意し、属人的でない業務効率化を目指しました。
上記のようなデジタル化を社内で浸透させるには、最初の一歩を踏み出せるかが大きなポイントです。最初の一歩をお金をかけず、どのようなアイデアで取り組むかが取り組み開始のハードルを下げると感じました。壁を感じる企業様には「意外と簡単」とお伝えしたいです。
社内で「やってみよう」という空気があったとしても、新しい業務ルールの導入や変革への抵抗感はやはりありました。その中で、従業員の7割程度の方を同じ目標や目線に引き上げていく必要があり、支援する中でも成果の指標として掲げていました。
そのためには現場の声を聞く必要があると考え、現場の声を聞きに向かいました。実際の作業で手を動かしている方の意見を聞くことは重要なポイントでした。他には、現場との課題意識がずれないよう、経営目線になりすぎないようにお客様とコミュニケーションを取りながら施策の優先順位を決めていくことも必要だと常に感じます。
業務効率化をする中で新しいことに取り組むことへの抵抗感をなくすためには現場の方たちの意見を聞いた上で提案をすることが大切だと感じています。
業務効率化をしたいと言う上層部の方針があったとしても、実際に実行するのは現場スタッフのため、実際に「どこが大変なのか」と言う現場視点を施策や提案に入れるように心がけています。
※日本一たい焼き様のHP参照
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